Hietsu Beach Volley ry (HBV) Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Päivitetty 2.8.2023

 

Rekisterinpitäjä

Hietsu Beach Volley ry (HBV)
Kajaaninlinnantie 1 E 42
00900 Helsinki

 

Rekistereistä vastaava yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Terhi Järvinen
HBV:n hallituksen jäsen
hallitus@hbv.fi

 

Automaattinen päätöksenteko

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

Sinun oikeutesi ja kuinka käytät niitä 

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa, vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä sekä pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

Sähköiset uutiskirjeet

HBV lähettää sähköisiä uutiskirjeitä noin kerran 1-2 kuukaudessa. Uutiskirje tilataan nettisivulla olevan lomakkeen kautta. Rekisteriin kerätään henkilön antama sähköpostiosoite uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä. Rekisteriä käytetään jäsenille tarkoitetussa sähköpostiviestinnässä.

 

Tietojen kerääminen ja käsittely perustuu suostumukseen. Tilatessaan uutiskirjeen henkilö vahvistaa tilauksen omasta sähköpostistaan suostuen vastaanottamaan HBV:n lähettämiä uutiskirjeitä. 

 

Sähköpostiosoite säilyy rekisterissä siihen asti, kunnes henkilö lopettaa uutiskirjeen tilaamisen tai hänet poistetaan manuaalisesti tilaajista. Sähköpostiosoite voidaan poistaa rekisteristä esimerkiksi siksi, ettei se ole enää voimassa. Henkilö pystyy itse lopettamaan uutiskirjeen tilaamisen seuraamalla “Poistu listalta” -linkkiä uutiskirjeen alalaidassa.

 

Sähköisten uutiskirjeiden hallinnointiin HBV käyttää ulkoisen palveluntarjoajan Automatticin MailPoet -uutiskirjejärjestelmää. Samainen yritys tarjoaa myös WordPress-alustaa, jonka päälle HBV:n verkkosivut on luotu. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määrätyillä henkilöillä HBV:ssa heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa ja pääsy on suojattu salasanalla. MailPoetiin tallennettu sähköpostirekisteri on tallennettu verkkosivujen tietokantaan. Tietoja säilytetään EU:ssa ja Yhdysvalloissa  sijaitsevilla palvelimilla. Automatticilla on pääsy tietoihin, mutta he eivät käytä niitä, ellei se ole tarpeellista vain määrittelyä varten tai siksi, että HBV pyytää käsittelemään tietoja. Muille kolmansille osapuolille tietoja ei luovuteta. 

 

Ilmoittautuminen

HBV järjestää muun muassa valmennuksia ja turnauksia, joihin ilmoittaudutaan ilmoittautumisjärjestelmän kautta nettisivuillamme. Maksullisten tilaisuuksien ja tapahtumien maksaminen hoidetaan myös suoraan ilmoittautumisjärjestelmässä. Tlaisuuksien ja tapahtumien lisäksi ilmoittautumisjärjestelmän kautta hoidetaan seuran jäsenten vaate- ja asustetilaukset. 

 

Kerättyjä henkilötietoja käsitellään tapahtuman järjestämistä sekä vaate- ja asustetilausten toimittamista varten. Rekisteriin kerätään ilmoittautumislomakkeella henkilön ilmoittama etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä mahdollinen lisätieto. Lomakkeella annettu etu- ja sukunimi näkyvät myös muille tapahtumasivulla. Tietojen käsittely perustuu HBV:n oikeutettuun etuun. Jotta HBV voi toteuttaa palvelun, tarvitaan henkilön nimi ja yhteystiedot yhteydenpitoa varten. HBV saattaa lähettää tapahtuman jälkeen viestiä osallistujille, esimerkiksi palautekyselyn tai toimintaan liittyvää infoa.

 

Käytämme HBV:n omaa ilmoittautumisjärjestelmää. Rekisterin tietoihin (lukuun ottamatta etu- ja sukunimeä, jotka ovat kaikille avointa tietoa tapahtumasivulla) on pääsy vain määrätyillä henkilöillä HBV:ssä heidän tehtäviensä mukaan. Jokaisella rekisterin käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. 

 

Tietojen säilytysaika on 10 vuotta. Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

 

Maksutapahtumien toteuttamisessa käytetään suomalaisen maksulaitoksen, Paytrailin maksupalvelua. Lisätietoa Paytrailin tietosuojasta (https://www.paytrail.com/tietosuojaselosteet). 

 

Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on: Yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpito, jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet, harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen, toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi. 

 

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Hietsu Beach Volley ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. hallituksen jäsenet, valmentajat, tiedottajat) osalta Hietsu Beach Volley ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön. Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Hietsu Beach Volley ry:lle.

 

Tietojen säilytysaika on 10 vuotta. Nimen ja jäsennumeron säilytämme rekisterissä, kunnes jäsen itse haluaa poistaa sen, jotta hän voi ottaa saman jäsennumeron myöhemmin käyttöönsä.Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

 

Jäsenrekisterinä rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan Zoner Oy:n webhotellin MySQL-tietokantaa. Rekisterinpitäjä hallinnoi jäsenrekisteriä MySQL-ylläpitokäyttöliittymän tai HBV:n ylläpitosovelluksen kautta. 

 

Tapahtumailmoittautumisiin ja viikkokisarankingeihin käytetään HBV:n ylläpitosovellusta (ks. edellä). Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä HBV:ssä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi. Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja ei automaattisesti poisteta jäsenyyden lakattua. Jäsenen tiedot voidaan pyydettäessä poistaa jäsenyyden päättymistä seuraavan vuoden jälkeen.

 

Kululaskujen käsittely

Käytämme HBV:lle suunnattujen kululaskujen käsittelemisessä digitaalista verkkopalvelua, jonka avulla maksamme yksityishenkilöiden seuralle tekemiä kululaskuja. Tietojen kerääminen perustuu suostumukseen, joka annetaan kululaskua tehdessä. 

 

Kululaskun tekemisen yhteydessä tietokantaan tallennetaan seuraavat tiedot: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, IBAN-tilinumero, IP-osoite, kululaskun luomisen ajankohta, kululaskujen tiedot sekä niihin liittyvät tositteet. Kululaskuja käsittelevät nimetyt henkilöt HBV:n hallituksessa (taloudenhoitaja sekä kululaskuja hyväksyvät henkilöt). Pääsy verkkopalveluun on suojattu heidän osaltaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietokantaan tallennetaan heistä seuraavat tiedot rekisteröitymisen yhteydessä: nimi ja sähköpostiosoite, salasana kryptattuna sekä IP-osoite. Suostumuksen voi peruuttaa sähköposti-ilmoituksella rekisterinpitäjälle, kuitenkin sillä varauksella, että tietojen poistaminen ei riko kirjanpitolainsäädännön vaatimuksia.

 

Tiedot säilytetään järjestelmässä kirjanpitolain velvoittama aika. Kululaskujen käsittelyssä käytetään ulkopuolisen palveluntarjoajan järjestelmää. Muille kolmansille osapuolille henkilötietoja ei luovuteta. Tietoja ei luovuteta tai siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

HBV:n sähköpostiosoitteet

Käytämme toimintamme organisointiin hbv.fi-päättyviä sähköpostiosoitteita (esim. kesis@hbv.fi). Näistä sähköpostisoitteista viestit ohjautuvat edelleen henkilökohtaisiin sähköpostiosoitteisiin, jotka on kytketty hbv.fi-päättyvään sähköpostiosoitteeseen. HBV:n sähköpostiosoitteeseen kytketyt henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet kuuluvat sellaisille  henkilöille, joiden vastuutehtävän hoitamiseksi on olennaista vastaanottaa sähköpostiosoitteeseen lähetettyjä viestejä (esim. viikkokisavastaavat tai  hallituksen jäsenet). 

 

Toiminnan organisointiin osallistuvien henkilöiden tietojen käsittely perustuu oikeutettuun etuun. Jotta he voivat saada sähköpostiosoitteisiin lähetettävät viestit, on heidän henkilökohtainen sähköpostiosoitteensa lisättävä vastaanottajiin. Henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet säilytetään vastaanottajalistalla siihen saakka, kunnes henkilön vastuut kyseisen tehtävän osalta lakkaavat.

 

HBV:n sähköpostiosoitteiden hallinnointiin käytämme ulkoisen palveluntarjoajan Zoner Oy:n verkkopalvelua. Palvelun tietoihin on pääsy vain määrätyillä henkilöillä HBV:ssä heidän tehtäviensä edellyttämänä. Pääsy verkkopalveluun on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. 

 

Verkkosivuevästeet

Käytämme verkkosivuillamme evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, joka tallentuu laitteellesi, jolla käytät sivustoamme. Välttämättömillä evästeillä sivustosta tehdään käyttökelpoinen ja käyttäjäystävällinen, esimerkiksi mahdollistetaan lomakkeiden käyttö. Valinnaisilla evästeillä keräämme tilastotietoa sivustomme käytöstä. Käytämme tietoa sivustomme käytön analysointiin ja sen kehittämiseen. Keräämämme tieto on nimetöntä. Sitä ei yhdistetä yksittäisiin käyttäjiin. 

 

Tullessasi sivustollemme ensimmäisen kerran, sinua pyydetään hyväksymään evästeiden käyttö. Mikäli et halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, voit kieltää evästeiden käytön. On kuitenkin hyvä ottaa huomioon se, että evästeet voivat olla tarpeellisia verkkosivumme asianmukaiselle toimimiselle. Näiden sivustolle välttämättömien evästeiden käyttöä ei voi kieltää, vaan kävijä hyväksyy niiden käytön selaamalla sivujamme. Voit muuttaa evästeasetuksia ja  poistaa laitteellesi tallennettuja evästeitä selaimesi asetuksista. 

 

 

Pin It on Pinterest

Share This